M株式会社様は、多種多様な製品を鉄工で製作されている会社様です。

ご依頼をいただいたとき、
・紙のタイムカードで出退勤の打刻を管理
・紙のタイムカードから手計算で勤怠データを出して給与へ反映
・早出/残業の申請も紙で提出して上役から印鑑をもらって承認
…という状態でした。
まるっとすべて電子化して管理したいとのご依頼を受け導入を進めさせていただきました。

まず、打刻について、
営業やドライバーなど、外に出ていく業務をする方はスマホから出勤や退勤の打刻ができるよう導入し、
打刻時の位置情報も把握できるようにしました。
レクチャー時には「よう使い切らんなあ」と仰っている方もいらっしゃいましたが、現在まで特に問題なくご利用いただけております♪
そして工場内で業務をする方はタブレット＋ICカードを利用して打刻ができるよう導入しました。
実打刻情報として紙のタイムカードを保管する必要がなくなり、すべてＷｅｂ上で簡単に情報を出せるようになりました。

つづいて、勤怠データの出力について、
利用している給与計算システムに合わせた月次勤怠表をダウンロードできるようカスタム対応いたしました。
イレギュラーなことがない限り、手計算の必要なくそのまま給与計算システムへインポートできるようにいたしました。

最後に、早出/残業申請の承認や管理について、
退勤時間より15分以上経過してから「退勤」を押すと残業申請の有無が表示され、退勤時と同時に残業申請ができる機能を追加しました。（早出も対応）
事前の早出/残業申請登録も可能にして紙の申請書を無くしていきたい、という代表の方のご依頼にお応えいたしました。
スマホの方は自らで事前に申請も可能なので、承認者はリアルタイムで申請確認、承認操作ができます。
紙が手元に回ってくるまでの時間ロスを削減にも繋がります。
また、作業報告書も紙で管理されていたのですが、今回ピッとジョブの導入で退勤時に電子で提出できるよう対応いたしました。
もちろん作業報告書の確認もいつでもＷｅｂ上で可能です。

紙ですべての勤怠管理をするのは限界があります。
電子化することで、
・紙の保管をしなくていいのでスペースが空く
・事務所に行かなくてもスマホでどこでも打刻ができる
・スマホで打刻時に位置情報を取得できるから打刻間違いを防ぐことができる
・打刻情報がＷｅｂ上で簡単に検索して出すことができる
・給与計算時の手計算がぐっと少なくなる
・申請書の管理や承認もスマホやＰＣから簡単にできる
・作業報告も退勤時に電子で提出するのでＷｅｂでいつでも確認ができる
こんなにもたくさんのメリットがあります。

電子化になかなか手を出せない…迷われている会社様はぜひ一度ご相談ください♪